Cómo lograr reuniones más efectivas y eficientes

Existen diversas pautas que pueden seguir las empresas – grandes, pequeñas y medianas- para que en estas instancias se cumplan los objetivos deseados, maximizando el tiempo y generando una sensación de productividad acorde con la realidad.

Si bien, la modalidad de las reuniones ha ido cambiando con el tiempo y el uso de nuevas tecnologías, continúa siendo el formato clave para que las empresas puedan definir metas y objetivos de forma común en pos de un proyecto determinado. En este sentido, sean presenciales, virtuales o vía conferencia telefónica, suponen una instancia clave para generar acuerdos y compartir opiniones.

No obstante, tópicos como la productividad y eficiencia no llegan a ser un común denominador en todos los casos. Y es que, ¿Quién no ha caído en el error de convocar a juntas innecesarias? O ¿Quién no ha asistido – u organizado – reuniones que carecen de estructura y organización clara, prolongando nocivamente el tiempo invertido en ellas? Yo creo que todos.

Es por esto que la empresa de Servicios de Beneficios e Incentivos, Sodexo, ha generado una guía con pautas para lograr que en una cita se logren cumplir los objetivos deseados, manteniendo claros sus focos, con el fin de generar espacios efectivos y eficientes que permitan mejorar el rendimiento dentro de las empresas, dando mayor libertad de acción a los participantes, para cumplir con sus metas laborales y personales de manera individual.

1. Reuniones acotadas

La primera recomendación es hacer de este encuentro un momento dinámico, entretenido y eficiente. Para esto, es fundamental tener un objetivo claro y enfocar el desarrollo de la reunión en él. Un tip bastante útil es incluirlo en la invitación, junto con los temas a tratar, quienes y por qué deben participar, duración estimada y el sitio de encuentro.

2. No hacer tres reuniones si es posible hacer una

Es decir, agendar estos espacios como herramientas estratégicas, o sea solamente cuando estas sean estrictamente necesarias (si hay un acuerdo que no se tiene que discutir, mejor enviarlo como una minuta de correo electrónico, por ejemplo).

3. Reunión preparada, vale por dos

La clave está en prepararse, tener clara la temática y el material listo a mano – ojalá de manera tangible, como en el caso de reportes o documentos impresos, nunca se debe confiar en que cada asistente llegará con todo claro y preparado-. También es importante revisar otros factores extra como la disponibilidad del lugar de reuniones, considerar un plan b, chequear el estado del proyector o computadora si se requiere utilizar, también si se ofrecerá o no algún catering a los invitados.

4. Ser puntual

Establecer un horario y respetarlo permite cumplir el programa acordado, terminar en el tiempo estimado y ser respetuoso con los integrantes que llegaron a la hora indicada.

5. Conducir la reunión

Es muy recomendable designar a un “líder” quien debe estar a cargo de iniciar, conducir y cerrar la reunión. Asimismo, debe estar atento para dar a cada integrante su espacio para opinar y además mediar en las discusiones.

6. La necesaria minuta

Es muy importante que, tras dejar establecidas las decisiones y tareas de cada involucrado se escriba una minuta o síntesis sobre la reunión, de manera clara y concisa. Para ello es ideal tener un encargado tomando nota durante el encuentro, quien hará llegar a todos el resumen, vía correo electrónico.

Fuente: Revista Emprende +Negocios - Edición 22

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