Para un proveedor que ya sabe buscar licitaciones, es esencial que sepa aprender a leerlas y saber identificar los procesos, fechas, garantías, cómo realizar consultas y comprender los temas de multas.

La licitación pública es un Procedimiento Administrativo de carácter concursal, mediante el cual la administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Este procedimiento se realiza completamente en el Mercado Público, es por eso que el oferente para participar en este procedimiento concursal debe presentar su oferta en el sistema. Para ello es necesario que identifique las licitaciones de su rubro y licitaciones de su interés en el Mercado Público.

Cada organismo elabora bases de licitación según sus necesidades, sin embargo el medio oficial de contacto entre las entidades y el proveedor es la ficha electrónica.

La norma indica que los organismos públicos desarrollarán todos sus procesos utilizando solamente el sistema de información (www.mercadopublico.cl), por lo que es fundamental conocer los contenidos.

Análisis de la Ficha Electrónica

En la parte posterior se identifican los productos o servicios a licitar, puede ser una única línea o varias líneas. Si se presentan varias líneas el proveedor podrá presentarse en todas o en alguna de las líneas que se licitan.

Las líneas corresponden cada producto o servicio que se requiera comprar.

Respecto al ícono “historial de la licitación” se refiere al historial en fechas de la adquisición y el estado de la licitación, esto es todas las etapas que se dan en el proceso licitatorio. Entonces, nos permite ver desde la fecha en que se creó la licitación hasta que se ha dado su adjudicación, pasando por el cierre, la apertura y la etapa de preguntas y respuestas.

Es importante que el proveedor sepa que todas las reglas y especificaciones van a estar contenidas en el documento denominado bases de licitación, sin embargo, es importante que sepa que si el organismo público solicita presentarse a la licitación en documentos específicos, es necesario que la oferta se presente tal y como lo señalan dichos documentos, sin que el oferente deba alterarlos o dejar de presentar la información que allí se solicita, toda vez que en virtud de la estricta sujeción a las bases la oferta que no cumpla con todos los antecedentes en ella señalados se declarará inadmisible.

Es fundamental que siempre que vaya a participar de un proceso el proveedor revise “Ver adjuntos”, ya que acá el comprador dispondrá el documento administrativo “bases de licitación” y posiblemente de formatos tipo para la presentación de la oferta.

Preguntas licitación

Esta etapa es obligatoria en todo tipo de licitaciones y obedece a la opción: Aclaraciones a las bases que se realiza a través del foro de consultas en el icono “preguntas licitación”.

Existe una fecha de inicio de preguntas y de término de preguntas que será establecida en la licitación pública, así mismo el organismo licitante debe dejar establecido la fecha de respuestas.

El proveedor que realiza una pregunta tendrá seguridad de la fecha en que será contestada dado que actualmente el sistema permite que los compradores puedan ir respondiendo las dudas a medida que son ingresadas.

El reglamento indica que se debe guardar anonimato, es decir que se ingresa la pregunta sin necesidad de establecer la identidad de quien hace la consulta, todas las preguntas y respuestas son de público conocimiento.

Se recomienda que antes de realizar una consulta que se verifiquen si ésta ya ha sido realizada, es posible que la duda ya hubiese sido planteada antes por otro usuario y el organismo público ya la hubiese respondido.

Es necesario señalar que una oferta se compone de una parte administrativa (los documentos para participar que den cuenta de la habilidad del proveedor), una oferta técnica (que señala la forma en que va a llevar la contratación y las especificaciones de los bienes, servicios a contratar) y una oferta económica (que se refiere al valor a cobrar). Esta última debe presentarse en NETO en el sistema. La forma y/o contenidos de las ofertas a presentar, será las que se establezcan en las bases. El primero son las “Características de la licitación” de las cuales los puntos importantes son:

1. En Tipo de licitación se refiere al monto, y es importante tener en cuenta que el organismo público no está obligado a publicar el presupuesto de su licitación, Por lo que si éste no aparece, la información que posee el oferente para guiar su propuesta económica, será la relacionada con el “Tipo”. Sin embargo si no es visible, y el proveedor tiene duda porque el “Tipo” es muy amplio, puede realizar la consulta durante el periodo de preguntas y respuestas.

2. Respecto a las etapas del proceso, éste puede desarrollarse en una o dos etapas, si es en una etapa, se refiere a que el organismo público va a evaluar al mismo tiempo todas las ofertas (técnicas y económicas) en dos etapas, se refiere que primero evaluará la oferta técnica y sólo aquellos oferentes que se seleccionen pasarán a la siguiente etapa y se les abrirá su oferta económica.

3. Respecto a la publicidad de las ofertas técnicas: esto es muy importante, y debe saber que si aparece que ´”serán de público conocimiento” toda la información que presente al organismo al participar en esta licitación, será de acceso público.

El comprador siempre tiene que colocar el presupuesto, pero si este no lo marca en la ficha como visible el proveedor no se enterará de esta información.

Respecto al número 2: es importante revisar los reclamos recibidos por el organismo visitante respecto de los incumplimientos de los plazos de pago, también es fundamental verificar la región y comuna del organismo licitante, dado que de esta manera podrá estimas los valores de los fletes asociados en caso de despacho u otro.

Respecto al número 3: Las fechas que se establecen en la licitación quedan contempladas en la ficha, y no precisamente en la base de licitación (esto es en el documento anexo que subió el organismo público). Este será el calendario que regirá la licitación.

De estas fechas son muy importantes:

a) La fecha de inicio y término para hacer preguntas de esta licitación. Estas preguntas son de público conocimiento, el proveedor tendrá acceso a leer todas las preguntas realizadas por cualquier persona a ésta licitación.

b) plazo de adjudicación, es posible que el organismo público modifique la fecha en el portal y explique las razones allí mismo, toda vez que la normativa le permite hacerlo.

El ID de una licitación

El ID de una licitación está compuesto por 3 términos separados por guiones. El primero de ellos corresponde al número de identificación de la entidad pública contratante, así el 857 del ejemplo corresponde al SENADIS. El segundo término (entre guiones) corresponde al número correlativo de la licitación del año calendario, y el último corresponde primeramente al tipo de licitación de acuerdo a lo aprendido y los dos últimos números del año en que se creó esta licitación.

En esta sección el proveedor deberá acreditar si puede contratar con el estado (Habilidad para contratar) según lo soliciten las bases de licitación, que puede ser a través del registro Chileproveedores (llevando la documentación solicitada a las oficinas) o por lo que indiquen las bases de licitación.

En caso de que el oferente no se encuentre en el registro Chileproveedores y este sea un requisito para contratar, las bases establecerán un plazo para que el proveedor se inscriba.

Es fundamental que el proveer sepa que ofertar es gratuito y una vez adjudicado, solo si las bases de licitación así lo establecen, se deberán inscribir en el registro de ChileProveedores.

El proveedor debe conocer que la oferta que gane la licitación es aquella que obtuvo el puntaje total más alto en los criterios de evaluación.

En este momento de la ficha se establece el monto de la licitación, es posible que los organismos públicos lo publiquen, tal como se mencionó anteriormente , si no es posible estimado, el proveedor puede guiarse según el tipo de licitación.

Respecto de las garantías

La garantía de seriedad de la oferta es obligatoria en procesos mayores a 2.000 UTM (LQ) sin embargo, es posible que el organismo público a pesar de ser una licitación menor la solicite, por lo que deberá ajustarse a lo que digan las bases de licitación.

Esta garantía debe entregarse en el lugar que el organismo público estime pertinente según lo estimen las bases, sin embargo hay entidades financieras que emiten garantías en línea.

La garantía de fiel y oportuno cumplimiento es obligatoria sobre las 1.000 UTM y se entrega al momento de formalizar el contrato.

Respecto al instrumento de garantía, la última modificación al reglamento prohíbe todo tipo de restricción debiendo los organismos compradores, aceptar cualquier instrumento que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva ,pagadera a la vista e irrevocable.

Los instrumentos que presentan estas 4 características son por ejemplo, las boletas de garantía, vale vista, Póliza de garantía a primer requerimiento y a la vista, Póliza de garantía electrónica a primer requerimiento y a la vista, Certificados de fianza (pagadero a la vista) entre otros documentos que pueden ser tomados en entidades bancarias así como otros establecimientos financieros.

Actualmente la DCCP cuenta con Convenios y alianzas con instituciones financieras. Estos convenios y alianzas están sujetos a la evaluación comercial de las instituciones financieras BCI, Banco Estado, Bolsa de Producto (Bolsa Mipyme) ASIGAR y MasAval.

Respecto los otros iconos de la ficha electrónica

Una vez cerrada la licitación y realizada la apertura ofertas por el organismo licitante, es posible individualizar a los oferentes y saber si la oferta ha sido aceptada o rechazada. Si ha sido rechazada deberán indicarse las razones del rechazo.

Acá podrá el proveedor ver la lista de quienes ofertaron, podrá visualizar la oferta técnica y la económica.

Las ofertas técnicas propuestas, se podrán visualizar siempre y cuando el organismo licitante haya activado dicha opción.

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